Viele Kreditoren neigen dazu, ihre Rechnungen an die Unternehmenszentrale zu adressieren, wenn sie Zweifel an der richtigen Rechnungsadresse haben. AP ist sicher, sie abzulehnen und bitten, das Dokument mit korrigierten Details erneut zu senden. Stellen Sie zweitens sicher, dass die wesentlichen Details (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Nummer, Bestellungsnummer, Firmenname und -adresse, Beträge und Steuersätze) herausstechen. Sie müssen auf den ersten Blick leicht zu erkennen sein. Andernfalls könnte die Rechnung sofort abgelehnt werden, auch wenn die Informationen tatsächlich vorhanden sind. Das mag absurd klingen, aber manchmal musste ich Rechnungen ablehnen, die eine falsche Boden- oder Straßennummer in der Adresse des Kunden hatten. Nutzen Sie genau das, was Sie von Ihrem Geschäftspartner bereitgestellt haben. Wann immer Sie mit AP über Ihre abgelehnte Rechnung oder eine verspätete Zahlung nachverfolgen, wird die Freundlichkeit einen langen Weg gehen. Natürlich haben Sie das Recht, das Geld rechtzeitig zu verlangen, aber einen negativen Ton mit einem AP-Mitarbeiter zu nehmen, wird nicht helfen.
Die Bestellung ist das, was AP zuerst sucht, wenn sie Rechnungen mit dieser Nummer buchen. Wenn es nicht da ist oder schwer zu erkennen ist, könnte die Rechnung abgelehnt werden und den beabsichtigten Zahlungslauf verpassen. Verfolgen Sie die Finanzperiode, die die Bestellung abdeckt, und die verfügbaren Barmittel. Das Senden einer Rechnung mit einem Po veraltet oder nicht an Geld ist sicher, dass die Zahlung um Tage, wenn nicht Wochen verzögert wird. Dies ist besonders problematisch beim Übergang von einem Geschäftsjahr/Quartal zum anderen. Das bedeutet, dass jemand in einem anderen Land (und sogar in einer anderen Zeitzone) wahrscheinlich Ihre Rechnungen bucht. Ob es sich um einen Drittanbieter oder ein Shared Service Center handelt, die Qualitätsstandards sind streng. Sie werden nicht zögern, eine Rechnung, vor allem von einem kleinen Verkäufer, mit dem geringsten Verdacht abzulehnen, dass etwas aus ist. Was Ihnen als triviales Detail erscheinen mag, könnte im Falle einer Prüfung tatsächlich schwerwiegende Auswirkungen auf den Outsourcing-Partner haben.
Scannen Sie die Rechnungen nicht selbst – das resultierende Bild im System des Kunden ist sicher unlesbar. Der richtige Weg ist, eine PDF-Datei zu generieren. Falls Sie Ihren Debitor in einer anderen Währung als lokal fakturieren, müssen Sie möglicherweise auch deren inländischen Gegenwert aller Beträge auf der Rechnung angeben, einschließlich und ohne Steuern. Angenommen, Sie haben DVD-Player-Software auf Ihrem Computer, sollten Sie in der Lage sein, die Datei in so etwas wie PowerDVD, QuickTime, Windows Media Player oder VLC abzuspielen. Danke John. Es sei denn, ich missverstehen, was Sie fragen ist die einfache Aufgabe des Ausführens des Programms zweimal oder mehr, richtig ? Zuerst für die ersten 2 VOBs, als nächstes für die folgenden 2 VOBs und so weiter ? Ich werde das nicht umsetzen, sorry 🙂 Fokus ist auf andere Dinge, die ich fürchte.
